La burocracia destruye los equipos de alto rendimiento.

Construir Vs destruir

Construir equipos de alto rendimiento (EAR) es una tarea compleja. Existen varias aproximaciones para que personas con diferentes intereses trabajen con confianza y consigan resultados sobresalientes. Pero ninguno de estos métodos garantiza el éxito.

Sin embargo, destruir equipos de alto rendimiento es una tarea sencilla que las empresas suelen dominar. Existen al menos diez efectivos EARicidas. Y la burocracia es uno de los más poderosos.

Desde la primera edición de Peopleware, en el año 1.987, sabemos cómo la burocracia afecta a los grupos de desarrollo. Os recomendamos leer el capítulo Teamicide, que describe los efectos de dedicar tu tiempo a empujar papeles.

Un procedimiento tiene cinco significados

Con cada procedimiento la empresa nos transmite cinco mensajes:

Una vez pasó algo, que tuvo un impacto negativo en la empresa, y no queremos que se repita.
Los más listos de la empresa, es decir, la dirección, hemos ideado este procedimiento. Es definitivamente la mejor forma de hacer las cosas.
No te pagamos para pensar, te pagamos para que trabajes. Sigue el procedimiento.
No confiamos en ti.
Porque no tienes talento.

Algunos ejemplos de Burocracia en acción

Estos son algunos casos que he conocido de primera mano.

Hace unos años, un consultor se quedó con el equipo informático cuando cambió de trabajo. Ahora todos los consultores deben firmar un recibí cada vez que les entregamos material. Una vez pasó algo y no queremos que se repita.

Antonio necesitaba pagar con tarjeta de crédito un servicio web de 50 € al año. Su empresa le explicó el procedimiento. Debía tramitar un pedido a través de la plataforma de compras, pedir tres ofertas y los pagos se hacen a noventa días mediante transferencia. Ya hemos pensado la mejor forma de hacer esto. (Por supuesto lo pagamos nosotros y resolvimos el problema en diez minutos).

Carlos necesitaba una mochila para transportar su ordenador portátil. La bandolera que le había proporcionado su empresa le hacía daño en la espalda. Prepararon un procedimiento ad-hoc para su caso, debía aportar un justificante médico. No confiamos en ti.

Pablo necesitaba urgentemente un entorno de pruebas, pero había un procedimiento: Debía solicitar a la central de Alemania una máquina virtual con una configuración estándar. No podía instalar nuevo software ni hacer pruebas para optimizar el rendimiento. No te pagamos para que pienses.

Jorge tenía problemas para avanzar con el desarrollo. Las especificaciones eran imprecisas y algunas sentencias SQL no tenían sentido. Solo necesitaba hablar unos minutos con el cliente, pero había un procedimiento: El Solutions Architect trasladaba la consulta al Account Manager, y el Business Analyst se reunía con el cliente. Tu no tienes talento.

La burocracia incumple la tercera ley

Hemos hablado en varias ocasiones de las cuatro leyes, esas 35 palabras que guardan casi todo lo que debes saber para gestionar proyectos informáticos.

La tercera ley dice Presión x Talento = Constante. Es decir, debes elegir entre maximizar la presión o maximizar el talento.

Mientras en buena parte de las actividades empresariales es conveniente gestionar la presión, en el ámbito de la tecnología necesitas maximizar el talento.

Y la burocracia, ¿mejora la presión o mejora el talento? Si has leído con atención hasta aquí, la respuesta es sencilla. La burocracia genera una carga de trabajo innecesaria (presión) porque asume que no tienes talento. La burocracia es por tanto similar a los bonus por objetivos o a los incrementos de jornada laboral. Formas de presión que destruyen el talento.

Las Buenas Prácticas

Sin embargo, no es económicamente viable reinventar la rueda cada vez que realizamos una actividad. Es necesario un mecanismo que busque la eficiencia pero que se apoye en el talento de los profesionales. Y la respuesta son las Buenas Prácticas.

Las Buenas Prácticas tienen el siguiente enunciado: ‘Ésta forma de hacer las cosas se ha demostrado que funciona y recomendamos su uso. Eres libre de buscar formas más eficientes de hacer el trabajo porque no eres tonto y confiamos en tu talento. Junto con nuestra confianza te damos el derecho a equivocarte de vez en cuando y la obligación de trasladar tu conocimiento al resto de la organización‘.

Este enfoque persigue el mismo objetivo que los procedimientos, realizar el trabajo de forma homogénea y eficiente. Sin embargo refuerza la tercera ley porque se apoya en el Talento de los consultores.

Las fuentes

Si te interesa el tema, te aconsejo acudir a las fuentes. Además del mencionado Peopleware, te recomendamos ‘El japonés que estrelló un tren para ganar tiempo’ de Gabriel Ginebra y ‘Rework’ de Jason Fried.

Si quieres ayudar a la comunidad IT, puedes comentar algunos de los procedimientos de tu empresa y cómo te afectan en tu trabajo.