Las desconocidas tareas que debe realizar en realidad un Jefe de Proyecto

Dentro de la ingeniería informática hay un importante desconocimiento sobre las funciones del jefe de proyecto.

Se le atribuye la responsabilidad sobre el «resultado del proyecto», pero esta definición abarca la negociación de la propuesta, el diseño de la solución y el control de la ejecución. No es de extrañar que en ocasiones realicen las tareas del Key Account Manager y del Líder Técnico.

Las funciones de un jefe de proyecto las podemos resumir en tres, de menor a mayor importancia:

Control económico.

¿Cuánto vamos a ingresar por el proyecto? ¿Cuánto llevamos gastado? ¿Qué equipo técnico puedo permitirme y por cuánto tiempo?

El control económico parece una cuestión de sumas y restas; ingresos es lo que facturamos, costes lo que gastamos en licencias, servidores y en las nóminas de nuestros consultores.

La mejor receta para optimizar el coste es que todos los miembros del equipo estén en la misma sala y trabajen en exclusiva para el proyecto. Mucho mejor si ya han trabajado juntos anteriormente. De esta manera, la aparición de vínculos emocionales acelera el proceso de desarrollo.

Otro aspecto a tener en cuenta para el control de costes es el tamaño del equipo. La ley de Brooks establece que Plazo x Esfuerzo (en meses hombre) = Constante. Es más eficiente un grupo pequeño y un plazo de desarrollo mayor. El tamaño óptimo de un equipo es de entre 5 y 9 consultores. Por encima de esa cifra tus costes se multiplicarán.

La ley de Brooks. Plazo x Esfuerzo = Constante
La ley de Brooks. Plazo x Esfuerzo = Constante

Control del alcance.

¿Qué funcionalidades vamos a desarrollar? ¿Cuándo lo vamos a hacer? y por encima de todo ¿Cuándo dejamos de trabajar en el proyecto?

El control del alcance es crítico porque las especificaciones son infinitas. Los proyectos informáticos nunca terminan. Para conseguir beneficios, tendremos que finalizar el proyecto cuando todavía quedan muchas actividades por realizar.

Por eso es importante priorizar junto con el cliente las tareas. Las menos importantes podrían no ejecutarse nunca.

Muchos jefes de proyecto, en lugar de priorizar los desarrollos, optan por presionar a sus equipos, exigiéndoles horas extras y plazos imposibles. Es un error de principiantes. La presión destruye los equipos y ralentiza los trabajos.

Gestión de la motivación y las relaciones.

¿Cuál es el estado de ánimo del equipo? ¿Cómo se llevan entre ellos?

La gestión de la motivación y las relaciones es sin duda la función más importante de un jefe de proyecto. Y también la menos conocida.

Después de un macroestudio entre miles de profesionales en USA y Europa, la consultora Gallup determinó que el factor más importante para la productividad es el compromiso de los consultores. Y el 70% de este compromiso es responsabilidad directa de su responsable inmediato. Así que tu capacidad como jefe de proyecto determina el 70% de la productividad de los desarrollos.

Es una responsabilidad abrumadora, pero es más sencillo de lo que parece. Un buen punto para empezar son las doce tareas del líder, otro resultado del macroestudio de Gallup.

Quizás también te interese conocer los comportamientos que debes evitar. Los jefes de proyecto tardan de media seis meses en desmotivar a sus nuevos consultores. Esta es la lista de cosas que no debes hacer.

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